หน่วยที่๙ การเขียนเพื่อติดต่อกิจธุระ
๙.๑ การเขียนบันทึก
บันทึก เป็นรูปแบบหนึ่งของการสื่อสารที่ใช้ติดต่อภายในหน่วยงานเดียวกัน หรือระหว่างหน่วยงานที่อยู่ในองค์กรเดียวกัน การใช้บันทึกติดต่องานจะให้ประโยชน์มาก นอกเหนือจากประโยชน์ทางด้านความถูกต้อง และความรวดเร็วของข้อมูลแล้ว บันทึกยังช่วยให้สามารถติดต่อกับบุคคลหลายคนได้ในเวลาเดียวกัน สามารถนำข้อมูลที่ติดต่อกันไปอ้างอิงได้ และทำให้ผู้ปฏิบัติงานทราบเรื่องเดิม ตลอดจนทราบแนวทางที่จะปฏิบัติงานต่อไปได้อย่างสะดวกและถูกต้อง
๙.๑.๑ วัตถุประสงค์ของบันทึก
การเขียนบันทึก มีวัตถุประสงค์ที่สำคัญ ๒ ประการ คือ
๑) เพื่อให้ผู้รับได้รับทราบและ หรือปฏิบัติตามข้อความในบันทึกนั้น
๒) เพื่อให้เรื่องราวที่มีการติดต่อกันปรากฏเป็นลายลักษณ์อักษรสามารถไปอ้างอิงได้ในภายหลัง
๙.๑.๒ ลักษณะบันทึกที่ดี
๑) ใครเขียนถึงใคร
๒) เขียนเมื่อไร
๓) เรื่องอะไร
๔) รายละเอียดของข้อความที่ต้องการสื่อคืออะไร
๕) ต้องการให้ผู้รับบันทึกดำเนินการอะไร
๙.๑.๓ หลักการเขียนบันทึก
การเชียนบันทึกมีหลักที่ควรปฏิบัติ ดังนี้
๑) สำนวนที่ใช้เขียนบันทึกควรกะทัดรัด ชัดเจน สุภาพ ถ้อยคำที่ใช้ควรสั้น ง่าย ตรงไปตรงมา ถูกต้องและได้ใจความครบถ้วน
๒)ในกรณีที่เป็นเรื่องสำคัญหรือเรื่องต่อเนื่องควรเก็บสำเนาบันทึกไว้ด้วยเพื่อเป็นหลักฐานอ้างอิงหรือใช้ในการติดตามเรื่อง
๓) หากจำเป็นต้องเขียนย่อ เพราะมีรายละเอียดมากอละเกี่ยวข้องกัน ควรแยกรายละเอียดเป็นข้อๆ ให้เห็นชัดเจน หรือแยกรายละเอียดออกไว้ในอีกแผ่นหนึ่งเป็นเอกสารแนบ
๔) ถ้ามีเรื่องที่ต้องติดต่อกับผู้รับคนเดียวกันแต่เป็นเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกันควรเขียนบันทึกคนละฉบับ
๕) กานเขียนบันทึกติดต่องานกับหน่วยที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกันอย่างใกล้ชิดและไม่ได้ติดต่อหันเป็นประจำ ไม่ควรเขียนบันทึกย่อเกินไปโดยคิดว่าผู้รับเข้าใจอยู่แล้วโดยเฉพาะคำย่อต่างๆ เช่น ชื่อย่อของตำแหน่งและชื่อย่อของหน่วยงาน
๖) ไม่ต้องเขียนคำลงท้าย เพราะบันทึกเป็นการสื่อสารภายในหน่วยงานซึ่งต้องการความรวดเร็วในการสื่อสาร
๙.๑.๔ บันทึกราชการ
๙.๑.๔.๑ ความหมายของบันทึกราชการ
บันทึกราชการ คือ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าในส่วนราชการระดับกรมติดต่อกันในการปฏิบัติราชการโดยปกติใช้กระดาษบันทึกข้อความ
๙.๑.๔.๒ ส่วนประกอบของบันทึกราชการ
หน่วยงานราชการมักจะมีกระดาษตราครุฑสำหรับบันทึกข้อความโดยทั่วไปมี ๓ ขนาด คือ ขนาดเล็ก (กว้าง ๑๓ ซม.ยาว๒๐.๕ ซม.) ขนาดกระดาษพิมพ์สั้น (กว้าง ๒๐.๕ ซม.ยาว๒๖ ซม.) และขนาดกระดาษพิมพ์ยาว (กว้าง ๒๐.๕ ซม. ยาว ๓๓ ซม.) ให้เลือกใช้ตามความสำคัญและความยาวของข้อความที่บันทึก หากเป็นเรื่องสั้น ๆ อาจบันทึกลงในหนังสือที่เป็นตัวเรื่องได้เลยก็ได้ โดยไม่ต้องใช้กระดาษบันทึก
กระดาษบันทึกข้อความจะมีส่วนต่าง ๆ ให้เขียนข้อความได้โดยครบถ้วน เช่นเดียวกับการเขียนหนังสือภายใน ดังนี้
๑) ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือโดยมีรายละเอียดพอสมควร
๒) ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำตัวของเจ้าของเรื่อง ทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง
๓) วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ
๔) เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง โดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม
๕) คำขึ้นต้น ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามที่กำหนดไว้ในการเขียนหนังสือราชการ เช่น เรียน กราบเรียน แล้วลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีถึงตัวบุคคล ไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่
๖) ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ ในกรณีที่มีการอ้างอิงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันหรือมีสิ่งที่ส่งมาด้วยให้ระบุไว้ในข้อนี้
๗) ลงชื่อและตำแหน่ง ลงชื่อ ให้ลงลายมือเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อเต็มไว้ใต้ลายมือชื่อ ส่วนตำแหน่งนั้นให้ลงตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ
๙.๑.๔.๓ ประเภทของการบันทึกราชการ
บันทึกรายการแบ่งออกเป็น ๖ ประเภท ดังนี้
๑) บันทึกย่อเรื่อง
๒)บันทึกสั่งสาร
๓) บันทึกรายงาน
๔) บันทึกความคิดเห็น
๕) บันทึกขออนุญาตหรือขออนุมัติ
๖) บันทึกติดต่อทั่วไป
๙.๑.๔.๔ วิธีเขียนบันทึกประเภทต่าง ๆ
บันทึกแต่ละประเภทดังกล่าว มีวิธีการเขียน ดังนี้
๑) บันทึกย่อเรื่อง
๑) อ่านเรื่องให้เข้าใจ แล้วจับประเด็นสำคัญของเรื่อง เขียนเป็นข้อความสั้น ๆ แต่ให้ได้ใจความครบถ้วน
๒) นำประเด็นสำคัญมาเรียบเรียงใหม่ด้วยสำนวนภาษาของตนเองโดยไม่จำเป็นต้องเรียงลำดับความตามเรื่องเดิม อาจลำดับเรื่องใหม่ให้เข้าใจง่ายขึ้น
๓) ข้อความใดกะทัดรัดดีแล้ว ไม่ต้องย่อใหม่
๔) ควรขีดเส้นใต้ข้อความสำคัญเพื่อให้เป็นที่สังเกตในการรับทราบหรือพิจารณาสั่งการของผู้บังคับบัญชา
๕) อาจใช้กระดาษคั่นหน้าหนังสือ โดยเขียนข้อความหรือเลขหมายที่กระดาษคั่น เพื่อให้สะดวกแก่ผู้บังคับบัญชาที่จะพลิกอ่านเรื่องเดิม หรือเอกสารประกอบอื่น ๆ ที่แนบไปกับบันทึก
๒) บันทึกสั่งการ
(๑) เขียนข้อความให้ครบถ้วนโดยเน้นจุดประสงค์ รายละเอียดที่ต้องการและกำหนดเวลาอย่างชัดเจน
(๒) ใช้ภาษากระชับ ชัดเจน สุภาพ ในลักษณะภาษากึ่งแบบแผน
(๓) หากมีหลายประเด็น ควรเขียนแยกแบบข้อ ๆ ให้ชัดเจน
๓) บันทึกรายงาน
(๑) เท้าความ หรืออ้างถึงระเบียบคำสั่งให้ชัดเจนว่า เป็นคำสั่งของใครให้รายงานเรื่องใด
(๒) เขียนให้สั้น ชัดเจน เอาแต่ใจความสำคัญ หากมีใจความสำคัญหลายประเด็นให้เขียนแยกเป็นข้อ ๆ
(๓) ถ้าเป็นรายงานเรื่องที่ได้รับมอบหมาย ต้องรายงานทุกตัวข้อที่ผู้บังคับบัญชาต้องการทราบ
๔) บันทึกความคิดเห็น
(๑) ถ้าเรื่องนั้นเป็นเรื่องยาวหรือสับสนเข้าใจยาก ควรสรุปเรื่องโดยแสดงข้อเท็จจริงหรือข้อมูลของเรื่อง และยกประเด็นที่เป็นปัญหาต้องพิจารณาเขียนลงในบันทึกก่อนแล้วจึงเขียนความเห็นต่อท้าย
(๒) หากเป็นเรื่องที่ต้องอาศัยข้อมูลประกอบ เช่น ระเบียบ ข้อบังคับ ตัวบาทกฎหมาย ก็ต้องอ้างอิงถึงอย่างชัดเจน หรือแนบข้อมูลเหล่านั้นประกอบบันทึกด้วย
(๓) ถ้าเป็นเรื่องที่ผู้บังคับบัญชาอาจสั่งการได้หลายทาง ก็ควรเสนอความคิดเห็นว่าจะสั่งการได้ทางใดบ้าง และควรเสนอด้วยว่าถ้าสั่งการทางใดแล้วจะเกิดผลอย่างไร หรือต่างกันอย่างไร
(๔) บันทึกความคิดเห็น อาจจะบันทึกต่อท้ายเรื่องเดิม หรือเขียนลงในกระดาษบันทึกข้อความปะหน้าเรื่องนั้นก็ได้
๕) บันทึกขออนุญาตหรือขออนุมัติ
(๑) ควรอ้างข้อกฎหมายหรือระเบียบที่กำหนดให้ต้องขออนุญาตหรือขออนุมัติในเรื่องนั้น
(๒) อ้างหลักเกณฑ์ที่กำหนด พร้อมทั้งเหตุผลความจำเป็นที่ต้องทำการนั้นหรือความสมควร ความเหมาะสมในการที่จะทำเช่นนั้นด้วย
(๓) ถ้าเป็นการขออนุญาตหรือขออนุมัติหลายประการ ควรแยกเสนอเป็นข้อ ๆ เพื่อให้ผู้บังคับบัญชาพิจารณาได้สะดวก
๖) บันทึกติดต่อทั่วไป
ควรเขียนให้ตรงตามจุดประสงค์ เน้นความชัดเจนของเนื้อหา แต่ไม่ควรยาวจนเกินไป
๙.๑.๕ บันทึกธุรกิจ
ในองค์กรธุรกิจ เมื่อผู้บริหารจะติดต่อหรือสั่งการผู้ใต้บังคับบัญชาก็จะทำบันทึก ในขณะเดียวกันเมื่อผู้ใต้บังคับบัญชาต้องการจะติดต่อหรือเสนอเรื่องต่อผู้บริหารก็จะทำบันทึกเช่นกัน ทั้งนี้รวมถึงการติดต่อกับสายงานอื่นระดับเดียวกันภายในองค์กรนั้น ๆ ก็จะจัดทำเป็นบันทึกด้วยเช่นกัน
๙.๑.๕.๑ ความหมายของการบันทึกธุรกิจ
บันทึกธุรกิจ หมายถึง ข้อความที่ใช้ติดต่อกันระหว่างบุคคลที่อยู่ในองค์กรธุรกิจเดียวกัน เป็นต้นว่า บริษัท ห้างร้าน ธนาคารเดียวกันหรือจะอยู่ในสาขาขององค์กรธุรกิจเดียวกันได้
๙.๑.๕.๒ ส่วนประกอบของบันทึกธุรกิจ
บันทึกธุรกิจจัดทำขึ้นโดยยึดหลักเพื่อความสะดวกและประหยัดเวลา ดังนั้นรูปแบบจะไม่มีข้อยุ่งยากในการเขียนมากนัก และแต่ละองค์กรจะใช้กระดาษบันทึกข้อความที่มีรูปแบบแตกต่างกันออกไป แล้วแต่การออกแบบของแต่ละองค์กร อย่างไรก็ดีกระดาษบันทึกจะมีส่วนประกอบสำคัญเหมือนกัน ดังนี้
๑) หัวกระดาษ
๒) หัวข้อเรื่อง
๓) เนื้อเรื่อง
๙.๑.๕.๓ ประเภทของบันทึกธุรกิจ
บันทึกธุรกิจแบ่งได้เป็น ๙ ประเภท
๑) บันทึกแจ้งเพื่อทราบ
๒) บันทึกเรื่องย่อ
๓) บันทึกรายงาน
๔) บันทึกความเห็น
๕) บันทึกสั่งการ
๖) บันทึกขออนุญาตหรือขออนุมัติ
๗) บันทึกขอร้องหรือขอความร่วมมือ
๘) บันทึกหารือหรือขอความคิดเห็น
๙) บันทึกยืนยันเรื่องที่ตกลงกันด้วยวาจา
๙.๑.๕.๔ วิธีเขียนบันทึกธุรกิจ
การเขียนบันทึกธุรกิจ มีลักษณะคล้ายคลึงกับการเขียนบันทึกราชการ แต่มีกฎเกณฑ์หรือพิธีรีตองน้อยกว่า เพราะองค์กรธุรกิจแต่ละแห่งสามารถวางรูปแบบและวิธีการบันทึกเป็นของตนเองตามความต้องการได้
๙.๒ การเขียนจดหมายกิจธุระ
๙.๒.๑ ความหมายของจดหมายกิจธุระ
จดหมายกิจธุระ หมายถึง จดหมายที่ติดต่อสื่อสารเกี่ยวกับธุระ การงาน แบ่งออกเป็นจดหมายติดต่อการงานได้แก่ จดหมายที่เขียนถึงบุคคล บริษัท ห้างร้าน องค์กร สถาบัน เพื่อติดต่อนัดหมาย ปรึกษาหารือ ขอคำแนะนำ เช่น จดหมายเชิญเป็นวิทยาการ จดหมายเชิญร่วมงาน ขอความช่วยเหลือ ขอความอนุเคราะห์ ขอลากิจ ลาป่วย นัดหมาย สมัครงาน สอบถาม เป็นต้น และจดหมายแสดงไมตรีจิต ได้แก่ จดหมายที่เขียนขึ้นในโอกาสต่าง ๆ เช่น แสดงความยินดีในโอกาสได้รับตำแหน่งใหม่ แสดงความยินดีกับความสำเร็จ ความก้าวหน้าขององค์กร หรือจดหมายแสดงความเสียใจ เห็นใจ และเป็นกำลังใจ เป็นต้น
๙.๒.๒ ประเภทของจดหมายกิจธุระ
การเขียนจดหมายมีหลายแบบขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ที่จะสื่อสาร ในที่นี้จะกล่าวถึง ๓ แบบ คือ
๙.๒.๒.๑ จดหมายสมัครงาน
๙.๒.๒.๒ จดหมายร้องเรียน
๙.๒.๒.๓ จดหมายชี้แจง
๙.๒.๓ หลักการเขียนจดหมายกิจธุระ
การเขียนจดหมายกิจธุระมีหลักในการเขียน ดังนี้
๑) คำขึ้นต้น เรียน...........คำลงท้าย..............ขอแสดงความนับถือ
๒) ใช้คำสั้น ๆ กะทัดรัด เข้าใจง่าย
๓) ถ้อยคำตรงไปตรงมา ไม่เยิ่นเย้อ อ้อมค้อม หรือวกไปวนมา
๔) เขียนให้สมบูรณ์ความ ครบถ้วนแสดงความจริงใจ
๕) ใช้คำสุภาพ ไม่ควรใช้คำหยาบแม้ว่าเป็นเพื่อนสนิทก็ตาม
๖) ระลึกถึงผู้อ่าน ยึดหลักเอาใจเขามาใส่ใจเรา
๗) สำนวนภาษาที่ใช้ ควรเป็นจดหมายทางการ
๙.๒.๔ มารยาทในการเขียนจดหมายกิจธุระ
มารยาทในการเขียนจดหมายโดยทั่วไปที่ควรคำนึงถึง มีดังนี้
๑) เขียนหนังสือและตัวเลขให้ชัดเจน สะอาดเรียบร้อย ไม่มีรอยขีดฆ่า หรือขูดลบ
๒) ใช้ภาษาอย่างระมัดระวังและให้ถูกต้องตามแบบแผน
๓) สะกดชื่อ นามสกุล ยศ หรือตำแหน่งของผู้รับให้ถูกต้องชัดเจน
๔) เขียนด้วยปากกาหมึกสีดำหรือสีน้ำเงินเท่านั้น
๕) ใช้คำขึ้นต้นและคำลงท้ายให้เหมาะสม
๖) เลือกกระดาษและซองที่มีสีสุภาพและได้มาตรฐาน
๙.๒.๕ แบบฟอร์มการเขียนจดหมายกิจธุระ
จดหมายประกอบด้วยส่วนต่าง ๆ ดังนี้
/ ที่อยู่ของผู้เขียน
/ วัน เดือน ปี
/ เรื่อง
/ คำขึ้นต้น (เรียน)
/ เนื้อเรื่อง (ที่มา.....วัตถุประสงค์ (เนื้อหา) ........คำลงท้าย (ขอแสดงความนับถือ)
/ ลงนาม ลายเซ็น ชื่อ – สกุล ตำแหน่ง
จดหมายเชิญวิทยาการ เป็นจดหมายกิจธุระที่ใช้แบบฟอร์มการเขียนจดหมายที่เป็นทางการ มีส่วนประกอบในการเขียน ดังนี้
๑) ส่วนที่เป็นที่อยู่
๒) ส่วนที่เป็นคำขึ้นต้นใช้ เรียน
๓) ส่วนที่เป็นเนื้อหา เริ่มด้วยการบอกสาเหตุ กำหนดการ วันเดือนปี เวลา สถานที่
๔) ส่วนที่เป็นสรุป
๕) คำลงท้ายใช้ ขอแสดงความนับถือ
จดหมายแสดงไมตรีจิต ในโอกาสที่บริษัท หรือองค์กรอื่น ลูกค้า มีอายุครบรอบ หรือได้รับรางวัลการเลื่อนตำแหน่ง เป็นต้น มีส่วนประกอบในการเขียน ดังนี้
๑) ส่วนที่เป็นที่อยู่
๒) ส่วนที่เป็นคำขึ้นต้นใช้ เรียน
๓) ส่วนที่เป็นเนื้อหา เริ่มด้วยการพูดถึงโอกาส การแสดงความยินดี
๔) ส่วนที่เป็นสรุป
๕) คำลงท้าย ใช้ ขอแสดงความนับถือ
๙.๒.๖ ประโยชน์ของการเขียนจดหมายกิจธุระ
ประโยชน์ของการเขียนจดหมายกิจธุระ มีดังนี้
๑) เป็นหลักฐานอ้างอิงได้
๒) เขียนข้อความให้ยาวตามต้องการ
๓) ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย
๔) ถึงผู้รับโดยตรง ไม่ต้องผ่านบุคคลอื่น หรือต้องรอเข้าพบ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น