หน่วยที่๑๒ การเขียนรายงานเชิงวิชาการ

หน่วยที่๑๒ การเขียนรายงานเชิงวิชาการ

                ๑๒.๑ ความหมายของการเขียนรายงาน

                รายงาน (Report) เป็นการนำเสนอผลการศึกษาค้นคว้าเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ซึ่งผู้สอนอาจเป็นผู้กำหนด หรือตามความสนใจของผู้เรียน ซึ่งอาจจัดทำเป็นรายบุคคล หรือเป็นกลุ่มก็ได้ นำความรู้ที่ได้จากการศึกษาค้นคว้ามาวิเคราะห์ สังเคราะห์ เรียบเรียงข้อมูลอย่างมีระเบียบเป็นระเบียบตามแบบแผนของแต่ละสถาบันการศึกษาที่กำหนดขึ้น

                ๑๒.๒ ส่วนประกอบของรายงาน

                รายงานที่ดีสามารถแบ่งส่วนประกอบออกเป็น ๓ ส่วน คือ ส่วนประกอบตอนต้นส่วนเนื้อหา และส่วนประกอบตอนท้าย ซึ่งแต่ละส่วนที่รายละเอียด ดังนี้

                ๑) หน้าปกนอก ควรใช้กระดาษแข็ง หรือกระดาษค่อนข้างหนากว่ากระดาษที่ใช้พิมพ์รายงาน หน้าปกจะเขียนชื่อรายงาน ชื่อ – นามสกุล ผู้เขียนรายงาน ชื่อวิชาที่กำหนดให้ทำรายงาน ชื่อสถาบันการศึกษา และปีการศึกษาที่ทำงานงาน

                ๒) ใบรองปก เป็นกระดาษเปล่า ๑ แผ่น

                ๓) หน้าปกใน ประกอบด้วย รายละเอียดเหมือนหน้าปกนอกทุกประการ

                ๔) คำนำ เป็นส่วนที่ผู้เขียนรายงานบอกถึงวัตถุประสงค์ของการทำรายงานฉบับนั้น บอกขอบเขตเนื้อหา ประโยชน์ที่ผู้อ่านจะได้รับ รวมถึงการขอบคุณบุคคลที่เกี่ยวข้องที่ช่วยเหลือการทำรายงานนี้ด้วย แล้วลงชื่อ นามสกุล วัน เดือน ปี

                ๕) สารบัญ คือ ส่วนที่ระบุให้ทราบจำนวนบท หรือจำนวนหัวข้อในแต่ละบทแต่ละหัวข้อ หรือแต่ละบทเริ่มที่หน้าใด เพื่อช่วยให้ความสะดวกในการค้นหา หรือเลือกอ่านเฉพาะหัวข้อที่ต้องการ

                ๖) บัญชีตารางและบัญชีภาพประกอบ ถ้ารายงานการค้นคว้านั้นมีตารางภาพประกอบ (รวมทั้งแผนภูมิ แผนผัง แผนที่)  ผู้เขียนต้องทำบัญชีตารางหรือบัญชีภาพประกอบไว้ต่อจากหน้าสารบัญ ตามลำดับ และใช้วิธีการเขียนเช่นเดียวกับสารบัญ เพียงแต่เปลี่ยนคำว่า บทที่มาเป็น ภาพประกอบที่ หรือ ตารางที่ และมีเลขหน้ากำกับอย่างชัดเจน

                ๑๒.๒.๒ ส่วนเนื้อหา

                ส่วนเนื้อหา คือ ส่วนที่เป็นเนื้อเรื่องทั้งหมด เริ่มตั้งแต่บทที่ ๑ จนถึงบทสุดท้ายส่วนที่เป็นเนื้อหานี้ควรมีการอ้างอิง การแสดงความคิดเห็นของผู้เขียน หรือมีภาพประกอบ แผนภูมิ แผนที่ และตาราง ตามลักษณะของเนื้อหาที่ทำรายงานในแต่ละวิชา

                การทำรายงานนอกจากมุ่งเน้นด้านเนื้อหาแล้วรูปแบบการนเสนอก็นับว่าเป็นส่วนสำคัญด้วย จะทำให้รายงานนั้นอ่านง่าย เป็นระเบียบ สวยงาม เช่น การลำดับหัวข้อ การย่อหน้า การใช้เลขกำกับ การเว้นบรรทัด เป็นต้น ดังนั้นผู้ทำรายงานจึงควรทราบแบบแผนการเขียน หรือ การพิมพ์เนื้อหา ดังนี้

                ๑) กระดาษที่ใช้เขียนหรือพิมพ์ ให้ใช้กระดาษคุณภาพดี ขนาด ๘.๕ x ๑๐.๕ นิ้ว หรือ ๘ x ๑๑ นิ้ว กรณีที่ไม่พิมพ์จะใช้การเขียนควรใช้กระดาษเขียนรายงานมีบรรทัดขนาดเดียวกัน

                ๒) ให้ใช้เพียงด้านเดียว ไม่ว่าจะเขียนหรือพิมพ์ก็ตาม ถ้าพิมพ์ให้ใช้ตัวพิมพ์ขนาดมาตรฐาน หมึกดำ หากเขียนให้เขียนด้วยหมึกดำหรือสีน้ำเงิน เขียนตัวบรรจง ไม่ควรมีการ ขีด ฆ่า ขูด ลบให้สกปรก หรือเพิ่มเติมข้อความอย่างไม่เป็นระเบียบ

                ๓) การเว้นขอบกระดาษ ด้านบนและด้านซ้ายมือเว้นเข้ามาประมาณ ๑.๕ นิ้วจากขอบล่างขึ้นไป ๑ นิ้ว จากขอบขวาเข้าไปประมาณครึ่งนิ้ว หรือ ๑ นิ้ว โดยประมาณ

                ๔) การย่อหน้า ให้เว้นประมาณ ๗ – ๙ ตัวอักษร ถ้าเว้น ๙ ตัวอักษรให้เริ่มพิมพ์ตัวที่ ๑๐

                ๕) การเขียนเลขหน้า ให้เขียนเป็นเลขไทยหรือเลขอารบิกอย่างใดอย่างหนึ่ง ไม่ต้องใส่ คำว่า หน้า ตำแหน่งของเลขหน้าอาจอยู่ตรงกลาง หรือมุมบนขวาของหน้า ยกเว้นหน้าแรกของแต่ละบท หรือหน้าแรกของบรรณานุกรม ภาคผนวก อภิธานศัพท์ เหล่านี้ไม่ต้องใส่เลขหน้า

                ๖) บทที่ หรือหน่วยที่ และชื่อบท ควรมีเลขกำกับบทต่าง ๆ ของรายงาน เมื่อขึ้นบทใหม่ต้องขึ้นหน้าใหม่เสมอ คำว่า บทที่ หรือหน่วยที่ ให้เขียนไว้ตรงกลางตอนบนของหน้า ห่างเว้นไว้ ๑ บรรทัด แล้วย่อหน้า เริ่มเขียนความนำของบทนั้น ๆ แล้วเขียนเนื้อหาต่อไปจนจบบท

                ๗) หัวข้อใหญ่ในแต่ละบท จะเขียนหรือพิมพ์ชิดแนวขอบ เขียนด้านซ้ายมือหัวข้อรองลงไปให้ย่อหน้าเข้าไปตามลำดับ

                ๘) การกำกับหัวข้อ อาจทำได้ ๒ แบบ

                แบบที่ ๑ ใช้ตัวเลขและอักษรสลับกัน โดยใช้ตัวเลขกับหัวข้อใหญ่ และตัวอักษรกำกับหัวข้อรอง ตัวข้อย่อยใช้ตัวเลขมีลงเล็บ และหัวข้อย่อยสุดท้ายใช้ตัวอักษรมีวงเล็บ

                แบบที่ ๒ ใช้ตัวเลขและเครื่องหมายมหัพภาค (.) กำกับ คือ ใช้ตัวเลขกำกับหัวข้อ หากต้องการใช้หัวข้อรองใช้เลขกำกับเช่นกัน แต่ใช้เครื่องหมายมหัพภาคคั่น

                การกำกับหัวข้อทั้งสองแบบ จะเลือกใช้แบบใดก็ได้ แต่ต้องใช้แบบเดียวกันโดยตลอด จนจบรายงานฉบับนั้น ๆ 

                ๑๒.๒.๓ ส่วนประกอบตอนท้าย

                ส่วนประกอบตอนท้าย ประกอบด้วยส่วนย่อย ๆ ดังนี้

                ๑) บรรณานุกรม (Bibliography) เป็นรายชื่อสิ่งพิมพ์และวัสดุอ้างอิงต่าง ๆ ที่ผู้เขียนใช้ในการศึกษาค้นคว้าเพื่อทำรายงาน และต้องเขียนเรียงลำดับตัวอักษร ซึ่งต้องมีหนังสืออ้างอิง ๕ เล่มขึ้นไป ถ้าไม่ถึง ๕ เล่มให้ใช้คำว่า หนังสืออ้างอิง หรือหนังสืออุเทศ

                ๒) ภาคผนวก (Appendix) เป็นข้อมูลที่นำมาเพิ่มเติมซึ่งเกี่ยวพันกับเนื้อหาของรายงาน แต่มีขนาดยาว และเป็นเอกสารหายาก ถ้านำไปรวมไว้ในเนื้อเรื่องอาจทำให้เนื้อหาไม่ติดกัน

                ๓) ดรรชนี (lndex) เป็นบัญชีค้นคำศัพท์หรือชื่อสำคัญ ๆ ที่ปรากฏในรายงานเรียงตามลำดับตัวอักษร พร้อมทั้งบอกเลขหน้าของรายงานที่คำนั้น ๆ ปรากฏอยู่

                ๔) อภิธานศัพท์ (Glossary) เป็นส่วนที่รวบรวมคำอธิบายศัพท์ยากในเนื้อเรื่องของรายงาน ซึ่งส่วนมากจะเป็นรายงานทางวิชาการที่มีคำศัพท์ยาก ๆ และคำศัพท์เหล่านี้จะเรียงตามลำดับตัวอักษร

                ๑๒.๓ ขั้นตอนการเขียนรายงาน

                การเขียนรายงานควรทำเป็นลำดับขั้น ดังนี้

                ๑๒.๓.๑ การเลือกหัวข้อเรื่องและกำหนดชื่อเรื่องของรายงาน

                การเลือกเรื่องหรือหัวข้อเรื่อง เป็นขั้นตอนแรกของการทำรายงาน ซึ่งผู้สอนอาจเป็นผู้กำหนดให้ หรือบางครั้งผู้เรียนอาจมีโอกาสเลือกและกำหนดเรื่องเองว่า จะเขียนเรื่องอะไร ถ้าผู้เรียนมีโอกาสเลือกหัวข้อด้วยตนเองควรคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้

                ๑) เลือกเรื่องที่ตนเองสนใจ มีความถนัดและต้องการรู้เรื่องนั้น ๆ เพิ่มเติม

                ๒) เลือกเรื่องที่ตนเองพอมีความรู้อยู่บ้าง จะช่วยทำให้ได้รายงานที่ดี และช่วยเพิ่มพูนความรู้ของผู้ทรายงานให้มากขึ้น

                ๓) เลือกเรื่องที่มีแหล่งข้อมูลให้ศึกษาค้นคว้าได้อย่างเพียงพอ

                ๔) เลือกเรื่องที่มีขอบเขตของเนื้อหาไม่กว้าง หรือแคบเกินไป เพราะถ้าเรื่องมีเนื้อหากว้างมากไป อาจทำให้ค้นคว้าได้ไม่ลึกซึ้งนัก ไม่ทันเวลากำหนด แต่ถ้าขอบเขตของเรื่องแคบเกินไป จะทำให้การศึกษานั้นไม่มีคุณค่า ไม่น่าสนใจ และไม่สามารถขยายองค์ความรู้ของผู้เรียนได้

                ๕) การตั้งชื่อเรื่องควรตั้งให้กะทัดรัด ตรงตามเนื้อหาและวัตถุประสงค์ที่จะเขียน

                ๑๒.๓.๒ การสำรวจและรวบรวมข้อมูล

                การสำรวจแหล่งข้อมูลเกี่ยวกับเรื่องที่ต้องการศึกษาค้นคว้าจะทำให้รายงานมีความจำเป็นอย่างยิ่ง ผู้ศึกษาควรสำรวจและรวบรวมข้อมูลให้ได้มากที่สุดและต้องเป็นข้อมูลที่ทันสมัย มาจากแหล่งที่น่าเชื่อถือ การสำรวจข้อมูลสามารถค้นได้จากแหล่งต่าง ๆ ดังนี้

                ๑) บัตรรายการ โดยเฉพาะหัวเรื่อง โดยดูจากคำที่เป็นหัวเรื่องที่มีคำตรงกับเรื่อง หรือสัมพันธ์กับเรื่องที่ค้นคว้าศึกษา

                ๒) ดรรชนีวารสาร ทั้งส่วนที่เป็นดรรชนีวารสารภาษาไทยและดรรชนีวารสารที่เป็นรูปเล่ม เพราะดรรชนีวารสารเป็นเครื่องมือที่ช่วยในการค้นหาบทความจากวารสาร ผู้อ่านจะทราบว่าบทความที่ต้องการนั้นอยู่ในวารสารชื่ออะไร ฉบับที่เท่าไหร่ ใครเขียน วัน เดือน ปี ที่พิมพ์

                ๓) หนังสืออ้างอิง โดยศึกษาความหมายของศัพท์เฉพาะต่าง ๆ จากพจนานุกรม สารานุกรม เพื่อเป็นความรู้พื้นฐานของเรื่องที่จะศึกษาค้นคว้า

                ๔) สำรวจแหล่งสารนิเทศอื่น ๆ เช่น โสตทัศนวัสดุ และ CD – ROM ชุดต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่จะศึกษาค้นคว้า

                เมื่อสำรวจแหล่งข้อมูลและพบว่ามีข้อมูลที่ต้องการจะศึกษาค้นคว้าก็ให้อ่านอย่างคร่าว ๆ โดยอาจจะดูจากคำนำ สารบัญ หัวข้อที่สำคัญ จากนั้นให้บันทึกรายละเอียดทางบรรณานุกรมของรายการวัสดุแต่ละชิ้นพร้อมเนื้อหาของเรื่องนั้นไว้เป็นประโยชน์ในการอ่านเพื่อค้นหาข้อมูลที่ต้องการต่อไป โดยบันทึกลงในบัตรขนาด ๓ x ๕ หรือกระดาษอื่นที่ตัดให้มีขนาดใกล้เคียงกัน โดยบันทึก ๑ บัตร ต่อ ๑ แหล่งข้อมูล

                ๑๒.๓.๓ การวางโครงเรื่อง

                การวางโครงเรื่องเป็นสิ่งจำเป็นในการเขียนรายงานทางวิชาการ ถ้าโครงเรื่องดีจะทำให้การเรียบเรียงเนื้อหาเป็นไปตามลำดับ และบรรลุวัตถุประสงค์ โครงเรื่องที่ดีควรมีลักษณะดังนี้

                ๑) โครงเรื่อง จะต้องประกอบด้วย ชื่อของรายงาน เนื้อหาแบ่งออกเป็นบท ๆ แต่ละบทประกอบด้วย หัวข้อต่าง ๆ หัวข้อใหญ่ที่มีความสำคัญมาก และหัวข้อย่อยที่มีความสำคัญรองลงมาเรียงตามลำดับ

                ๒) เนื้อหาของแต่ละบท ควรมีความสั้น ยาว ใกล้เคียงกัน

                ๓) ชื่อหัวข้อ ควรสั้น กะทัดรัด ได้ใจความ และครอบคลุมเนื้อหาในตอนนั้น ๆ

                ๔) หัวข้อต่าง ๆ ต้องเรียงลำดับสัมพันธ์กัน หัวข้อใหญ่สัมพันธ์กับหัวข้อรายงานหรือชื่อของรายงาน หัวข้อย่อยสัมพันธ์กับหัวข้อใหญ่

                ๕) โครงเรื่อง ต้องเขียนอย่างเป็นระบบ สะดวกแก่การอ่านและทำความเข้าใจ ควรเลือกใช้ตัวเลขหรือตัวอักษรตามหลักการเขียนที่ถูกต้อง มีการย่อหน้าที่เหมาะสม คือ หัวข้อที่มีความสำคัญเท่ากันจะต้องย่อหน้าให้ตรงกัน และใช้ตัวเลขหรือตัวอักษรแบบใดแบบหนึ่งให้เหมือนกัน

                ๑๒.๓.๔ การค้นคว้า รวบรวมข้อมูล และจดบันทึก

                การค้นคว้า รวบรวมข้อมูล และจดบันทึกนี้ผู้เขียนรายงานจะนำข้อมูลต่าง ๆ ที่ค้นคว้าได้มาอ่านอย่างพิจารณา แล้วจดบันทึกไว้ในบัตรข้อมูล และให้บันทึกหน้าเดียว ถ้าไม่พอให้เขียนต่อแผ่นที่ ๒ แผ่นที่ ๓ แล้วเย็บมุมรวมกันไว้

                ๑) บันทึกย่อ โดยย่อเอาแต่ใจความสำคัญหรือเฉพาะส่วนที่เกี่ยวข้อง

                ๒) บันทึกถอดความจากต้นฉบับเดิม โดยใช้สำนวนของผู้บันทึก ซึ่งต้นฉบับเดิมอาจเป็นร้อยกรองหรือภาษาต่างประเทศ การบันทึกแบบนี้จะต้องให้แน่ใจว่าข้อความที่ถอดมานั้นจะต้องถูกต้องและได้ใจความครบถ้วน

                ๓) การบันทึกแบบคัดลอกข้อความ เป็นการคัดลอกจากข้อความเดิมทุกถ้อยคำการบันทึกแบบนี้เมื่อนำมาไว้ในรายงานจะต้องใส่เครื่องหมายอัญประกาศคร่อมข้อความที่นำไปอ้างอิง หรือถ้าเป็นข้อความที่มีความยาวเกิน ๔ บรรทัด จะต้องเขียนย่อหน้าใหม่ ข้อความที่จะบันทึกในลักษณะนี้ส่วนใหญ่จะเป็นข้อความที่สำคัญมาก หรือข้อความเดิมนั้นใช้ภาษาดีอยู่แล้วได้ใจความดีอยู่แล้ว ถ้าเขียนใหม่ภาษาอาจไม่ไพเราะหรือได้ความหมายไม่ดีเท่าเดิม

                ๑๒.๓.๕ การเรียบเรียงและจัดทำเป็นรูปเล่ม

                การเรียบเรียงและจัดทำรายงานให้เป็นรูปเล่มที่สมบูรณ์อาจปฏิบัติได้ดังนี้

                ๑) นำบัตรบันทึกข้อมูลที่ได้จากการค้นคว้ามาเรียงลำดับตามโครงเรื่องที่เขียนไว้ตั้งแต่ตอนต้น หัวข้อใดที่มีรายละเอียดมากเกินไปควรพิจารณาตัดทิ้งไป หากข้อใดมีข้อมูลไม่เพียงพอก็ให้ดำเนินการค้นคว้าและจดบันทึกมาเพิ่มเติมให้พอเพียงในแต่ละบท

                ๒) เมื่อได้ข้อมูลครบตามโครงเรื่องให้พิจารณาตัวโครงเรื่องอีกครั้ง เพราะบางครั้งอาจต้องปรับปรุงโครงเรื่องใหม่เพื่อให้พอเหมาะกับเนื้อหาที่ได้ค้นคว้ามาแล้ว

                ๓) เขียนรายงานฉบับร่างให้เป็นไปตามลำดับโครงเรื่อง โดยใช้ถ้อยคำภาษาเข้าใจง่าย กระชับได้ใจความ สะกดการันต์ถูกต้อง ส่วนใดจำเป็นต้องอ้างอิงก็ควรอ้างอิงตามแบบแผนการอ้างอิง

                ๔) อ่านทบทวนแก้ไขปรับปรุงรายงานฉบับร่าง แล้วคัดลอก หรือพิมพ์รายงานอย่างประณีตให้เป็นระเบียบเรียบร้อย สะอาด และอ่านเข้าใจง่าย

                ๕) อ่านตรวจทานความถูกต้องของการเขียนและสะกดการันต์ ตรวจสอบการจัดลำดับหน้าของรายงานจากหน้าแรกจนถึงหน้าสุดท้ายว่าครบถ้วนสมบูรณ์หรือไม่ เมื่อพิจารณาว่าเรียบร้อยแล้วจึงเย็บเล่ม ก็จะได้รายงานที่ถูกต้องสมบูรณ์ สวยงาม มีเนื้อหาที่ได้ประโยชน์แก่ผู้อ่านทุกคน

                ๑๒.๔ การอ้างอิงและการเขียนเอกสารอ้างอิง

                การอ้างอิงข้อความที่คัดลอกหรือได้แนวคิดจากเอกสารใด ๆ ผู้เขียนรายงานจำเป็นต้องบอกที่มาของข้อมูล ซึ่งนอกจากจะแสดงมารยาทที่ดีและพึงกระทำแล้ว ยังช่วยให้ผู้อ่านทราบแหล่งที่มาของข้อมูล สามารถตรวจสอบหลักฐานเดิม หรือค้นคว้าหาอ่านเพิ่มเติมได้