หน่วยที่ ๑๑ การกรอกแบบฟอร์มและเขียนประวัติย่อ
๑๑.๑ การกรอกแบบฟอร์ม
๑๑.๑.๑ ความหมายของแบบฟอร์ม
แบบฟอร์ม หมายถึง รูปแบบ เอกสารหรือหลักฐานต่าง ๆ ที่หน่วยงานราชการหรือธุรกิจทั่วไปกำหนดขึ้นเพื่อใช้ในการจัดทำหลักฐาน ข้อมูลของหน่วยงานนั้น ๆ
การกรอกข้อความตามแบบฟอร์มเป็นการกรอกเอกสารที่จัดทำขึ้นเพื่อประโยชน์ต่าง ๆ มีทั้งแบบฟอร์มที่ใช้ติดต่อกับหน่วยงานขอความร่วมมือให้กรอก ใช้ภายในหน่วยงาน และแบบฟอร์มสัญญา ซึ่งผู้กรอกแบบฟอร์มต้องมีความรู้ความเข้าใจ ความสามารถทางภาษา ความรับผิดชอบและมีความรอบคอบ
๑๑.๑.๒ ประเภทแบบฟอร์ม
๑) แบบฟอร์มที่ใช้ในการติดต่อกับหน่วยงานราชการ
๒) แบบฟอร์มที่ผู้อื่นขอความร่วมมือให้กรอก
๓) แบบฟอร์มที่ใช้ภายในหน่วยงาน
๔) แบบฟอร์มสัญญา
๑๑.๑.๓ ข้อควรปฏิบัติในการกรอกแบบฟอร์ม
ข้อควรปฏิบัติในการกรอกแบบฟอร์ม มีดังนี้
๑) สถานที่เขียนแบบฟอร์ม (ถ้ามี) ให้ลงสถานที่ที่เขียนตามความเป็นจริง
๒) วันเดือนปี ให้ลงวันเดือนปีที่เป็นจริงในวันที่กรอกแบบฟอร์มนั้น เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบและอาจมีผลทางกฎหมาย
๓) เขียนคำนำหน้านาม นาย นาง นางสาว ยศ ตำแหน่ง ที่กฎหมายกำหนดให้ถูกต้องทุกครั้งที่กรอกแบบฟอร์ม
๔) วันเดือนปีเกิด ที่อยู่ต้องระบุให้ชัดเจนถูกต้องตรงตามบัตรประจำตัวประชาชน หรือสำมะโนครัว ในกรณีที่ที่อยู่ปัจจุบันไม่ตรงกับสำมะโนครัว อาจระบุลงไปด้วยเพื่อสะดวกในการติดต่อ
๕) จำนวนเงิน (ถ้ามี) ให้เขียนทั้งที่เป็นตัวเลขและตัวอักษร โดยครบถ้วน ควรขีดคั่นหน้าหลังจำนวนเงินเพื่อป้องกันการทุจริตเพิ่มเติมจำนวนตัวเลข
๖) การลงลายมือชื่อ ต้องลงลายมือชื่อให้เป็นแบบลายมือที่ใช้อยู่จริง สามารถเขียนได้เหมือนเดิมทุกครั้งที่มีการตรวจสอบ
๗) แบบฟอร์มต่าง ๆ ย่อมมีข้อความรายละเอียดแตกต่างกันไป ตามวัตถุประสงค์ของแบบฟอร์มนั้น ๆ ควรอ่านรายละเอียดให้รอบคอบและกรอกแบบฟอร์มให้ครบถ้วนทุกครั้งก่อนลงลายมือชื่อ โดยเฉพาะที่ต้องพึ่งระวังที่สุด ได้แก่ แบบฟอร์มสัญญาต่าง ๆ สัญญาจะซื้อจะขาย สัญญาเงินกู้ สัญญาค้ำประกัน หนังสือมอบอำนาจ เพราะหากมีปัญหาหรือข้อผิดพลาดเกิดขึ้น จะสร้างความเสียหายให้แก่ผู้ทำสัญญาอย่างยิ่ง
๘) อย่าลงลายมือชื่อแต่เพียงอย่างเดียว โดยไว้วางใจให้ผู้อื่นกรอกข้อความให้โดยเด็ดขาด (เว้นแต่จะเป็นผู้ที่เชื่อถือได้จริงๆ) เพราะอาจมีผู้ไม่สุจริตนำไปหาประโยชน์ ทำให้ผู้ลงลายมือชื่อได้รับความเสียหาย
๙) อย่าลงลายมือชื่อในกระดาษเปล่า แล้ววางไว้ให้ผู้อื่นไปพิมพ์แบบฟอร์มขึ้นภายหลังโดยเด็ดขาด เพราะอาจเกิดปัญหาได้รับความเสียหาย
๑๑.๑.๔ คุณสมบัติพื้นฐานของผู้กรอกแบบฟอร์ม
คุณสมบัติพื้นฐานของผู้กรอกแบบฟอร์ม มีดังนี้
๑) อ่านทำความเข้าใจอย่างละเอียด
๒) มีความรอบคอบ
๓) เขียนทั้งจำนวนเงินและจำนวนตัวเลข มีการเซ็นชื่อกำกับเสมอ
๔) กรอกให้ครบทุกหัวข้อ
๕) ตรวจซ้ ตรวจดูก่อน ทุกครั้ง
๑๑.๒ การเขียนประวัติย่อ
๑๑.๒.๑ ความหมายของการเขียนประวัติย่อ
การเขียนประวัติย่อ คือ การให้ข้อมูลที่เป็นรายละเอียดส่วนตัวของเจ้าของประวัติ เพื่อจุดประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง เป็นต้นว่า ใช้ในการสมัครงาน ใช้เป็นข้อมูลเพื่อการศึกษาต่อ หรือเพื่อประกอบการพิจารณาเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เป็นต้น
๑๑.๒.๒ ความสำคัญของการเขียนประวัติย่อ
การเขียนประวัติย่อ หรือเรียกว่า Resume เป็นคำภาษาฝรั่งเศส มีความหมายทนองเดียวกับSummary ในภาษาอังกฤษ หมายถึง การสรุปหรือย่อใช้กับเรื่องราวความเป็นไปของบุคคล สถานที่หรือสิ่งใดสิ่งหนึ่ง ในการสมัครงานการเขียนประวัติย่อมีความสำคัญเท่า ๆ กับจดหมายสมัครงาน เพราะเมื่อมีการประกาศรับสมัครงานมักจะลงข้อความแจ้งให้ผู้สมัครแนบประวัติย่อไปพร้อมกับจดหมายสมัครงาน การเขียนประวัติย่อจะสามารถทำให้ผู้อ่านเข้าใจได้ภายในเวลาอันรวดเร็ว เท่ากับเป็นการประกาศคุณสมบัติของตนเองให้เป็นที่รู้จักของฝ่ายผู้ว่าจ้างอีกด้วย
๑๑.๒.๓ ลักษณะของประวัติย่อที่ดี
๑) การเขียนประวัติย่อควรใช้วิธีการพิมพ์จะดูสะอาดเรียบร้อยน่าอ่าน
๒) กระดาษที่ใช้ควรเป็นสีขาวดูสุภาพเรียบร้อย ควรใช้กระดาษขนาด A4
๓) การเขียนประวัติย่อไม่ควรเกิน 2 หน้ากระดาษ หากเป็นผู้จบการศึกษาใหม่ควรเขียนให้จบในหนึ่งหน้ากระดาษเท่านั้น
๔) ไม่ควรใช้คำตัด คำย่อที่ไม่เป็นไปตามหลักสากลนิยม เพราะอาจทำให้เข้าใจผิดได้
๕) รายละเอียดในการเขียนประวัติควรถูกต้องตรงกับความเป็นจริงทุกประการ
๑๑.๒.๔ องค์ประกอบสำคัญของประวัติย่อ
๑๑.๒.๔.๑ รายละเอียดส่วนตัว ประกอบด้วย
๑) ชื่อ นามสกุล ให้เขียนชื่อและนามสกุลโดยมีคำนำหน้าชื่อและนามสกุลครบถ้วน
๒) ที่อยู่ปัจจุบัน เป็นที่อยู่ที่สามารถติดต่อได้สะดวก อาจระบุหมายเลขโทรศัพท์ก็ได้
๓) ข้อมูลส่วนตัว ประกอบด้วย
๑. อายุ
๒. วัน เดือน ปีเกิด
๓. เชื้อชาติ
๔. สัญชาติ
๕. ศาสนา
๖. น้ำหนัก
๗. ส่วนสูง
๘. สถานภาพสมรส
๙. สุขภาพ
๑๑.๒.๔.๒ รายละเอียดด้านการศึกษา ให้ระบุละเอียดด้านประวัติการศึกษาที่ผ่านมาโดยระบุจากอดีตมาสู่ปัจจุบัน หรือจากปัจจุบันไปสู่อดีตก็ได้ การศึกษาหลักสูตรพิเศษอื่น ๆ ส่วนวุฒิการศึกษาที่ได้รับไม่ควรใช้คำย่อเพียงอย่างเดียว ควรมีคำเต็มกำกับด้วย
๑๑.๒.๔.๓ ประสบการณ์ กรณีที่จบการศึกษาใหม่อาจบอกถึงประสบการณ์ในขณะที่ศึกษาอยู่ เช่น เคยเป็นผู้นำนักศึกษา หัวหน้าทีมนักกีฬา หรืออาจเป็นประสบการณ์เกี่ยวกับงานอาชีพ เช่น การฝึกงานภาคบังคับที่ทางสถานศึกษากำหนด เป็นต้น หากเป็นผู้ที่มีประสบการณ์เคยทำงานมาแล้ว ให้เขียนถึงงานที่เคยมีประสบการณ์มาแล้วอย่างละเอียด เพราะจะเป็นประโยชน์ต่อผู้สมัครงานอย่างมาก
๑๑.๒.๔.๔ คุณสมบัติพิเศษ คุณสมบัติพิเศษ เช่น ความสามารถทางด้านภาษาอังกฤษ ภาษาญี่ปุ่นหรือภาษาจีน ด้านพิมพ์ดีด ด้านคอมพิวเตอร์ หรือขับรถยนต์ได้ เป็นต้น
๑๑.๒.๔.๕ ความสนใจพิเศษ สิ่งที่มีความสนใจทำในเวลาที่ว่างจากการงานหรือนอกเหนือจากงานประจำ เช่น อ่านหนังสือหรือหาความรู้เพิ่มเติม หรือเรียนรู้พิเศษเพิ่มเติม เป็นต้น
๑๑.๒.๕ หลักการเขียนประวัติย่อ
๑) ความชัดเจน เขียนโดยให้ข้อมูลและรายละเอียดที่ชัดเจน
๒) ความสุภาพ ใช้ภาษาแบบแผนที่สุภาพเรียบร้อย
๓) ความเป็นจริง ข้อมูลที่ให้ต้องยึดหลักข้อเท็จจริงที่สามารถตรวจสอบได้
๔) ความสละสลวย ใช้ภาษากระชับรัดกุม ใช้คำที่อ่านแล้วไม่วกวนเข้าใจง่าย
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น