หน่วยที่ ๖ การพูดติดต่อกิจธุระ

หน่วยที่ ๖ การพูดติดต่อกิจธุระ

                ๖.๑ ความหมายของการพูดติดต่อกิจธุระ

                การพูดติดต่อกิจธุระ หมายถึง การติดต่อสื่อสารกันระหว่างบุคคลว่าด้วยเรื่องของธุระหรือการงานที่ติดต่อสื่อสารกัน โดยใช้ภาษาพูดเป็นเครื่องมือในการติดต่อสื่อสาร

                ๖.๒ ความสำคัญของการพูดติดต่อกิจธุระ

                การพูดติดต่อกิจธุระในชีวิตประจำวันของมนุษย์มีอยู่เกือบตลอดเวลา ยิ่งเทคโนโลยียุคใหม่มีความทันสมัยมากขึ้น กิจธุระที่ติดต่อกันก็ยิ่งมีมากตามไปด้วย การพูดติดต่อกิจธุระจะก่อให้เกิดผลดีในด้านต่าง ๆ

                ๖.๓ ประเภทของการพูดติดต่อกิจธุระ

                ๖.๓.๑ การพูดติดต่อกิจธุระโดยตรง

                เป็นการพูดติดต่อกิจธุระของฝ่ายผู้ติดต่อส่งสารไปยังผู้รับสารด้วยการพูดโดยการเผชิญหน้ากันโดยตรง

             การพูดติดต่อกิจธุระทางโทรศัพท์

                เป็นการพูดติดต่อกิจธุระของฝ่ายผู้ติดต่อส่งสารไปยังผู้รับสารโดยการใช้โทรศัพท์เป็นเครื่องมือในการติดต่อสื่อสาร

                ๖.๔ หลักทั่วไปของการพูดติดต่อกิจธุระ

                ๑) การพูดติดต่อกิจธุระที่สำคัญ ๆ ควรมีการนัดหมายล่วงหน้า

                ๒) ผู้ติดต่อกิจธุระควรศึกษาหรือสอบถามช่วงเวลาที่เหมาะแก่การติดต่อ

                ๓) ไม่ควรติดต่อกิจธุระในช่วงเวลาพักรับประทานอาหาร หรือวันหยุดของทางราชการ

                ๔) ควรคำนึงถึงมารยาทในการพูดหรือเจรจากิจธุระนั้น ๆ ด้วย

                ๕) ควรกล่าวถึงกิจธุระนั้น ๆ อย่างละเอียด ตรงประเด็น ไม่อ้อมค้อม

                ๖) ควรคำนึงถึงระยะเวลาในการติดต่อกิจธุระด้วย คือไม่นานจนเกินไป

                ๖.๕ ลักษณะของการพูดติดต่อกิจธุระ

                การพูดติดต่อกิจธุระมีลักษณะแตกต่างกันไปตามสถานการณ์ที่ทั้งผู้รับสารและผู้ส่งสารต้องการจะสื่อสารกัน

                ๖.๕.๑ การติดต่อสอบถาม

                การติดต่อสอบถาม เป็นการติดต่อกิจธุระโดยมีวัตถุประสงค์ต้องการทราบข้อมูลบางประการจากอีกฝ่ายหนึ่งโดยใช้วิธีการสอบถามเป็นแนวในการติดต่อสื่อสาร เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ในการติดต่อกิจธุระ

                ๖.๕.๒ การขอความร่วมมือ

                การขอความร่วมมือ เป็นการติดต่อกิจธุระโดยมีวัตถุประสงค์ต้องการความร่วมมือในการทกิจกรรมหรือภารกิจอย่างใดอย่างหนึ่งจากอีกฝ่ายหนึ่ง โดยใช้วิธีการพูดเพื่อให้เกิดความร่วมมือ

                ๖.๕.๓ การขอความช่วยเหลือ

                การขอความช่วยเหลือ เป็นการติดต่อกิจธุระโดยมีวัตถุประสงค์ต้องการให้อีกฝ่ายหนึ่งช่วยเหลืออย่างใดอย่างหนึ่ง

                ๖.๕.๔ การติดต่อนัดหมาย

                การติดต่อนัดหมาย เป็นการติดต่อกิจธุระโดยมีการนัดหมายเวลาในการทำกิจกรรมอย่างใดอย่างหนึ่ง

                ๖.๖ ข้อควรปฏิบัติในการใช้ภาษาสื่อสารติดต่อกิจธุระ

                ๑) ใช้วาจาและถ้อยคำสุภาพในการพูดติดต่อกิจธุระ

                ๒) ใช้ภาษามาตรฐานแทนการใช้ภาษาท้องถิ่น

                ๓) ใช้คำศัพท์ที่เป็นที่รู้จักหรือเข้าใจได้โดยทั่วไป

                ๔) ไม่ควรใช้คำตัดหรือคำย่อที่อาจก่อให้เกิดความเข้าใจผิด

                ๕) ถ้ามีคำศัพท์เฉพาะที่จำเป็นต้องใช้ควรมีการอธิบายให้ชัดเจน

                ๖) พยายามสื่อสารด้วยภาษาที่ชัดเจน ตรงประเด็น