บทที่ 13 เรื่องการกรอกแบบฟอร์ม
จุดประสงค์การเรียนรู้
1. อธิบายความหมายของการกรอกแบบฟอร์มได้
2. แยกประเภทของแบบฟอร์มได้
3. อธิบายคุณสมบัติของผู้กรอกแบบฟอร์มได้
4. อธิบายหลักการกรอกแบบฟอร์มได้
5. กรอกแบบฟอร์มอย่างถูกต้องด้วยความละเอียดรอบคอบ
ความหมายของแบบฟอร์ม
ราชบัณฑิตยสถาน (2546:641) ให้ความหมายคำว่าแบบ หมายถึง สิ่งที่กำหนดให้ถือเป็นหลัก
หรือเป็นแนวดำเนินการฝ่ายวิชาการภาษาอังกฤษ (2543:195) ให้ความหมายของ From ว่า From เป็นคำภาษาอังกฤษ หมายถึงทรวดทรง และโครงสร้างของวัตถุ รูปร่าง ประเภท
ระเบียบแบบแผน รูปแบบ ดังน้น
เมื่อนำแบบฟอร์มมารวมกัน จึงหมายถึงเอกสารที่จัดทำขึ้น
โดยเว้นช่องว่างไว้สำหรับให้บุคคลที่เกี่ยวข้องกรอกข้อความ ตามที่ผู้จัดทำต้องการ
จะได้ข้อมูลที่เป็นระบบสามารถจัดเก็บได้สะดวก
ประเภทของแบบฟอร์ม
1. แบบฟอร์มที่ใช้ในหน่วยงาน หมายถึง
แบบฟอร์มที่หน่วยงานหรือองค์การกำหนดรูปแบบจัดทำขึ้น
เพื่อให้ความสะดวกแก่บุคลากรภายในหน่วยงาน ในการกรอกเรื่องราวหรือเหตุการณ์ต่าง ๆ
ให้เป็นไปในแนวทางเดียวกัน เพื่อความเป็นระเบียบ และได้ข้อมูลรายละเอียดที่ถูกต้อง
ตามที่หน่วยงานต้องการ เช่น แบบฟอร์มขออนุมัติไปราชการ
แบบฟอร์มใบลาแบบฟอร์มการเบิกค่ารักษาพยาบาล
2. แบบฟอร์มที่ใช้ติดต่อกับหน่วยงานทั้งภาครัฐและเอกชน หมายถึง
แบบฟอร์มที่หน่วยงานจัดทำขึ้น เพื่อให้ความสะดวกแก่ผู้มาติดต่อ
ไม่เสียเวลาในการเขียน
ทำให้หน่วยงานได้รับข้อมูลที่ครบถ้วนตามต้องการและเก็บไว้ได้เป็นระบบ ค้นหาได้ง่าย
เช่น แบบฟอร์มของงานไปไปรษณีย์ แบบฟอร์มสมัครงาน
แบบฟอร์มธนาคารเกี่ยวกับการฝากเงิน-ถอนเงิน
3. แบบฟอร์มที่ผู้อื่นขอความร่วมมือให้กรอก หมายถึง
แบบฟอร์มที่บุคคล องค์กรหรือหน่วยงาน ต้องการทราบข้อมูล
ทั้งที่เป็นข้อเท็จจริงและความคิดของประชาชนกลุ่มต่าง
ๆโดยเครื่องมือที่ใช้มักเรียกว่า “แบบสอบถาม” ผู้ที่ได้รับแบบสอบถาม เป็นผู้กรอกข้อความตามความคิดเห็นของตนเอง
ในเรื่องราวที่อยู่ในแบบสอบถาม เพื่อนำไปเป็นข้อมูลทางสถิติ วิเคราะห์ผล
เป็นเครื่องช่วยในการตัดสินใจต่อไป แบบฟอร์มประเภทนี้ได้แก่
แบบสอบถามเกี่ยวกับการวิจัย แบบสอบถามทั่วไป แบบสอบถามความคิดเห็นในเรื่องต่าง ๆ
4. แบบฟอร์มสัญญา หมายถึง
เอกสารที่มีผลผูกพันในทางกฎหมาย ระหว่างบุคคล 2 ฝ่าย
เพื่อให้คู่สัญญาเกิดความสะดวก ไม่ต้องเรียบเรียงถ้อยคำขึ้นเอง
เพียงแต่กรอกข้อความสัญญาที่ตกลงกัน เป็นหลักฐาน และลงลายมือชื่อกำกับไว้
แบบฟอร์มประเภทนี้ได้แก่ แบบฟอร์มสัญญาซื้อขาย สัญญากู้เงิน สัญญาเช่าบ้าน
สัญญาจ้าง
คุณสมบัติของผู้กรอกแบบฟอร์ม ผู้กรอกแบบฟอร์มควรมีคุณสมบัติ
ดังนี้
1. มีความรู้ความเข้าใจ
1.1 มีความรู้ความเข้าใจในเรื่องที่กรอก
1.2 มีความรู้ความเข้าใจกฎหมายที่เกี่ยวข้องในเรื่องที่กรอก
1.3 มีความรู้ความเข้าใจในเรื่องราว เหตุการณ์ต่าง ๆที่เกี่ยวข้อง
1.4 มีความรู้ความเข้าใจในผลได้ ผลเสีย จากการกรอกข้อความ
2. มีความสามารถทางภาษา
2.1 มีความสามารถในการอ่านข้อความได้ถูกต้องชัดเจน
2.2 มีความสามารถในการตีความข้อความในแบบฟอร์มได้
2.3 มีความเข้าใจในการใช้คำ หรือข้อความที่จะกรอกในแบบฟอร์ม
2.4 สามารถใช้ภาษาที่ถูกต้อง เหมาะสมลงในการกรอกแบบฟอร์ม
3. มีความซื่อตรง
3.1 ซื่อตรงในกรอกข้อความที่เป็นจริงเสมอ
3.2 หลีกเลี่ยงการกรอกข้อความที่เป็นเท็จ หรือด้วยความคะนอง
3.3 มีความซื่อสัตย์ในการให้ข้อมูลที่ถูกต้อง
3.4 ไม่ให้ข้อมูลที่มีความคลาดเคลื่อน
4. มีความรอบคอบ
4.1 อ่านข้อความที่อยู่ในแบบฟอร์มให้ละเอียด
4.2 ไม่ควรเดาหรือเขียนทั้ง ๆ ที่ไม่เข้าใจในคำถาม
4.3 ไม่ปล่อยปละละเลยให้ผู้อื่นกรอกแบบฟอร์มแทนตนเอง
4.4 ตรวจสอบความถูกต้อง ก่อนส่งแบบฟอร์ม
5. มีความรับผิดชอบ
5.1 ไม่ละเลยในการกรอกแบบฟอร์มที่ขอความร่วมมือ
5.2 มีความรับผิดชอบต่อข้อความที่ตนเองกรอกลงไปในแบบฟอร์ม
5.3 ให้ความร่วมมือในการกรอกแบบฟอร์ม
5.4 เมื่อกรอกแบบฟอร์มแล้ว ควรรีบส่งคืนผู้ให้กรอกตามเวลาที่กำหนด
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น